Assistant de gestion de la pharmacie (H/F)

Être Assistant de gestion de la pharmacie à l’ICL, qu’est-ce que c’est ?

Dans le cadre de sa fonction et sous l’autorité du responsable de service, les missions confiées et non exhaustives, sont les suivantes :

Secrétariat de la Pharmacie à Usage Interne (PUI) et des comités :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes extérieures à la pharmacie
• Acheminer / distribuer et suivre le courrier du service
• Gérer la boîte mail « Secrétariat pharmacie »
• Réaliser la frappe, l’archivage et le suivi des courriers du service
• Réaliser et mettre à jour des « courriers types » et des formulaires internes pour le service
• Traiter et diffuser l’information interne à l’ICL à l’ensemble des pharmaciens et du cadre de santé
• Gérer les stocks de fournitures de bureau pour l’ensemble du service
• Assurer la prise des RDV pour les pharmaciens et les essais cliniques
• Organiser les réunions, adresser les ordres du jour, réaliser les compte-rendu, effectuer le suivi des documents attendus / envoyés pour les réunions sur sollicitation des pharmaciens référents

Gestion administrative et comptable des marchés de la PUI :

En lien avec les pharmaciens responsables des marchés et l’administrateur Kimoce :

• Générer et suivre les réponses des appels d’offre de l’ICL
• Mettre à jour les prix et les conditions de marché (hors import fait par l’administrateur de la GEF) pour les marchés ICL – GIE – CAHPP
• S’assurer du respect des marchés par les laboratoires (conditions de livraison, conditions de reprises, conditions de prix, conditions de remises, conditions de périmés) et de tout autre élément attaché aux contrats de négociations
• Assurer l’archivage et le suivi de l’ensemble des données liées aux activités de marchés et comptables
• Constituer les dossiers de validation de facturation (facture + BL + commande) et réaliser la facturation et / ou la validation des factures avec les autres établissements de santé
• Etre l’interlocuteur privilégié des personnes du GIE et des laboratoires pour toutes les informations relatives aux marchés et à leurs conditions
• Identifier et transmettre les situations qui conduisent à des gains sur achat pour le Comité Achat
• Identifier les non conformités et gérer les litiges, dédommagements et commandes de régularisation
• Valoriser les facturations des essais cliniques
• Assurer le suivi des dédommagements et des dépannages liés aux ruptures des produits.
• Participer aux opérations de clôture comptables de fin d’exercice, en lien avec les services financiers
• Réaliser le suivi des factures non soldées pour traitement ou transmission aux affaires financières
• Effectuer le suivi des remises de fin d’année (RFA)

Qualité et continuité du service :

• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et veiller à leur respect
• Signaler les dysfonctionnements et faire des propositions d’amélioration
• Maintenir et actualiser ses connaissances
• Participer à l’accueil et à la formation des nouveaux embauchés
• En l’absence de la secrétaire des services économiques, valider les factures relevant de la PUI