Secrétaire des services économiques (H/F)

Être Secrétaire des services économiques à l’ICL, qu’est-ce que c’est ?

Dans le cadre de son activité, le/la Secrétaire des services économiques, effectue des travaux de secrétariat et d’administration en respectant les procédures inhérentes au service. Plus particulièrement, les missions seront les suivantes :

• Gestion administrative:
  • Sourcing et passation de commandes (respect des marchés)
  • Suivi des livraisons (réception des colis et vérification)
  • Règle les litiges en matière de facturation
  • Validation des déplacements et saisie des remboursements de frais du personnel
  • Organise et réalise les classements (documentation, factures, commandes) et archive les protocoles validés
  • Réalise l’expédition de colis (extérieur)
• Accueil / information / formation:
  • Accueil les intervenants extérieurs (fournisseurs, transporteurs)
  • Accueille le personnel du centre
  • Coordonne et facilite la circulation des documents (bons de commandes, bordereaux de livraisons, factures…)
  • Donne des renseignements en interne et en externe
  • Transmet à ses collègues et au responsable les informations nécessaires au bon fonctionnement du service
  • Reçoit et transmet les appels téléphoniques
• Qualité:
  • Respecte les délais et la confidentialité
  • Respecte les procédures de qualité du service et de l’établissement
  • Veille à la bonne application des procédures par les tiers